Waarom systeembeheer uitbesteden?

Zolang computers, e-mail en bedrijfssoftware probleemloos werken, staan maar weinig ondernemers stil bij systeembeheer. Dat verandert meestal zodra medewerkers niet meer kunnen inloggen, een programma uitvalt of belangrijke bestanden niet bereikbaar zijn.

Op zo’n moment wordt snel duidelijk hoeveel dagelijkse werkzaamheden afhankelijk zijn van een goed functionerende ICT-omgeving.

Daarom komt bij groeiende organisaties vroeg of laat dezelfde vraag naar voren: blijven we het systeembeheer zelf doen of besteden we het uit?

Daar is geen standaardantwoord op. Wel zijn er duidelijke situaties waarin uitbesteden veel rust, tijd en specialistische kennis kan opleveren.

Systeembeheer is meer dan storingen oplossen

Bij systeembeheer denken veel mensen als eerste aan iemand die een computer repareert of een wachtwoord opnieuw instelt. In werkelijkheid gaat het om veel meer.

Een goed beheerde ICT-omgeving vraagt continu aandacht. Software moet worden bijgewerkt, accounts moeten worden beheerd, back-ups gecontroleerd en apparaten beveiligd.

Ook veranderingen binnen het bedrijf brengen werk met zich mee. Een nieuwe medewerker heeft accounts, rechten en een goed ingerichte werkplek nodig. Wanneer iemand uit dienst gaat, moeten die toegangen juist direct worden ingetrokken.

Daar komen netwerkbeheer, cloudomgevingen, beveiliging en ondersteuning van medewerkers nog bij.

Zolang een organisatie klein is, kan iemand deze taken er soms nog bij doen. Naarmate het bedrijf groeit, wordt dat steeds lastiger.

Wanneer wordt zelf beheren onpraktisch?

Een herkenbaar signaal is dat ICT steeds vaker terechtkomt bij een medewerker die daar eigenlijk niet voor is aangenomen.

De collega van administratie, operations of sales is handig met computers en wordt daardoor automatisch degene bij wie iedereen aanklopt. Een printer werkt niet, Outlook geeft een foutmelding of iemand kan niet meer bij een bestand.

Los van elkaar zijn dat misschien kleine problemen. Bij elkaar kosten ze al snel veel tijd.

Bovendien blijft belangrijk onderhoud hierdoor makkelijker liggen. Updates worden uitgesteld, rechten worden niet regelmatig gecontroleerd en back-ups krijgen pas aandacht wanneer er iets misgaat.

Op dat moment wordt systeembeheer niet alleen tijdrovend, maar ook kwetsbaar.

Specialistische kennis wanneer je die nodig hebt

Een belangrijke reden om systeembeheer extern te regelen, is toegang tot meerdere soorten ICT-kennis.

Moderne bedrijfsomgevingen bestaan uit steeds meer onderdelen. Medewerkers werken thuis en op kantoor, gegevens staan in de cloud en verschillende apparaten moeten veilig toegang krijgen tot systemen.

Daarbij komen onderwerpen als cybersecurity, back-ups, Microsoft 365, netwerken en gebruikersbeheer.

Het is voor één interne medewerker lastig om op al die gebieden dezelfde kennis te hebben en die ook voortdurend actueel te houden.

Wie zich verdiept in systeembeheer uitbesteden doet er daarom goed aan niet alleen te kijken naar welke werkzaamheden worden overgenomen, maar vooral naar welke kennis en ondersteuning daarmee beschikbaar komen.

Problemen oplossen voordat medewerkers ze merken

Een groot verschil tussen incidentele ICT-hulp en professioneel systeembeheer zit in de manier waarop problemen worden aangepakt.

Bij reactief beheer gebeurt er pas iets nadat iemand een probleem meldt. Een computer loopt vast, een systeem is niet bereikbaar of de opslagruimte zit vol. Daarna begint het zoeken naar een oplossing.

Bij proactief beheer worden systemen juist actief bewaakt. Hierdoor kunnen afwijkingen eerder worden opgemerkt en kunnen updates of onderhoud gepland worden uitgevoerd.

Dat voorkomt niet ieder probleem, maar kan wel zorgen dat storingen minder vaak onverwacht komen.

En dat scheelt meer dan alleen technische reparatietijd. Als meerdere medewerkers door een storing niet verder kunnen, loopt het productiviteitsverlies snel op.

Beveiliging krijgt structurele aandacht

Ook cybersecurity is een belangrijke reden om systeembeheer professioneel te organiseren.

Digitale beveiliging is namelijk geen eenmalig project. Nieuwe medewerkers komen erbij, andere medewerkers vertrekken, apparaten worden vervangen en software verandert voortdurend.

Daarom moeten beveiligingsmaatregelen regelmatig worden gecontroleerd.

Zijn accounts goed beveiligd? Hebben medewerkers alleen toegang tot informatie die zij echt nodig hebben? Zijn apparaten bijgewerkt? Worden back-ups daadwerkelijk gemaakt én getest?

Wanneer niemand daar structureel verantwoordelijk voor is, blijven zulke vragen al snel liggen.

Door systeembeheer goed in te richten, wordt beveiliging onderdeel van het dagelijkse beheer in plaats van iets waar pas naar wordt gekeken na een incident.

Minder tijd kwijt aan kleine ICT-problemen

Een vastgelopen laptop of accountprobleem lijkt misschien onschuldig. Toch kan één klein technisch probleem meerdere collega’s bezighouden.

De medewerker probeert het eerst zelf. Daarna wordt een collega gevraagd. Vervolgens belandt het probleem bij degene die intern het handigst is met computers.

Voordat het probleem daadwerkelijk is opgelost, zijn meerdere mensen tijd kwijt.

Met een duidelijk aanspreekpunt voor ICT-ondersteuning wordt dat proces veel korter. Medewerkers weten waar ze terechtkunnen en collega’s hoeven niet steeds hun eigen werkzaamheden te onderbreken.

Dat levert vooral rust op.

Een ICT-omgeving die kan meegroeien

Veel bedrijven bouwen hun ICT stap voor stap op.

Er komt een extra programma bij, vervolgens een cloudoplossing, daarna een extra locatie en ondertussen groeit het aantal medewerkers. Iedere losse toevoeging lijkt logisch, totdat blijkt dat al die systemen niet optimaal op elkaar aansluiten.

Een goede beheerpartij zoals Init3 kijkt daarom verder dan het oplossen van dagelijkse problemen.

Welke oplossingen zijn ook over drie jaar nog geschikt? Hoe richt je accounts en rechten zo in dat groei beheersbaar blijft? En welke systemen kunnen beter worden gestandaardiseerd?

Door daar vroeg over na te denken, voorkom je dat de IT-omgeving onnodig ingewikkeld wordt.

Is uitbesteden goedkoper dan zelf doen?

Niet per definitie.

Een externe ICT-partner kost geld en voor grotere organisaties kan een eigen IT-afdeling juist heel logisch zijn. Toch is alleen naar het maandbedrag kijken te simpel.

Intern systeembeheer kost namelijk ook tijd en geld.

Denk aan personeelsuren, opleidingen, software, storingen en de tijd die medewerkers verliezen wanneer systemen niet goed functioneren.

Daarom is een betere vraag: wat kost het om onze ICT veilig, betrouwbaar en professioneel te laten functioneren?

Voor sommige organisaties is volledig uitbesteden aantrekkelijk. Andere bedrijven kiezen voor een tussenvorm waarbij een interne medewerker verantwoordelijk blijft voor de strategie en een externe partij het technische beheer verzorgt.

Je houdt zelf de regie

Systeembeheer uitbesteden betekent niet dat je alle verantwoordelijkheid bij een externe partij neerlegt.

Als organisatie blijf je zelf bepalen welke systemen belangrijk zijn, wie toegang krijgt tot gegevens en welke keuzes passen bij de bedrijfsvoering.

Een goede ICT-partner ondersteunt daarbij en vertaalt technische mogelijkheden naar begrijpelijke keuzes.

Juist die samenwerking is belangrijk. De leverancier kent de techniek, terwijl jij jouw organisatie en processen het beste kent.

Wanneer is uitbesteden een logische stap?

Er bestaat geen vast aantal medewerkers waarbij systeembeheer ineens moet worden uitbesteed.

Een bedrijf met tien medewerkers kan volledig afhankelijk zijn van ICT, terwijl een grotere organisatie relatief eenvoudige systemen gebruikt.

Kijk daarom vooral naar wat er gebeurt als de ICT een paar uur niet beschikbaar is.

Kunnen medewerkers dan nog werken? Kunnen klanten worden geholpen? Kunnen bestellingen of afspraken worden verwerkt?

Hoe groter de gevolgen van een storing, hoe belangrijker professioneel systeembeheer wordt.

Uitbesteden is daarom vooral interessant wanneer ICT steeds meer tijd vraagt, specialistische kennis ontbreekt of de gevolgen van technische problemen groter worden.

Het doel is uiteindelijk niet om zoveel mogelijk techniek uit handen te geven. Het doel is dat medewerkers zonder gedoe kunnen werken en dat je erop kunt vertrouwen dat de technische basis van het bedrijf goed geregeld is.