Van eenmanszaak naar bv: wat verandert er in je administratie?

Je bedrijf groeit, de winst loopt op en ergens valt het woord bv. Misschien van een collega-ondernemer, misschien van je bank. Een bv kan fiscaal gunstig zijn en geeft meer afstand tussen je zakelijke en privévermogen. Maar de overstap verandert ook veel aan je administratie. Wie dat vooraf weet, voorkomt verrassingen in het eerste jaar.

Een bv is een eigen persoon

Bij een eenmanszaak zijn jij en je bedrijf fiscaal en juridisch bijna hetzelfde. De winst is jouw inkomen en je betaalt er inkomstenbelasting over. Een bv is een rechtspersoon met een eigen vermogen, eigen verplichtingen en een eigen belastingaangifte. Jij bent eigenaar via de aandelen en meestal ook bestuurder.

Dat klinkt als een formaliteit, maar in de praktijk betekent het dat geld niet meer vanzelf van jou is. Wat de bv verdient, blijft eerst in de bv. Wil je het naar privé halen, dan gaat dat via salaris of dividend, elk met een eigen belastingheffing.

Wat er verandert in je administratie

De grootste verandering zit in de scheiding tussen zakelijk en privé. Waar je bij een eenmanszaak soms nog een privéuitgave van de zakelijke rekening deed, moet dat bij een bv netjes worden vastgelegd. Elke euro die tussen jou en de bv heen en weer gaat, hoort in de boeken.

Nieuwe verplichtingen op een rij

• Jaarrekening opmaken en deponeren: een bv moet elk jaar een jaarrekening opstellen en die bij de Kamer van Koophandel deponeren. Voor kleine bv’s mag dat in beperkte vorm.
• Aangifte vennootschapsbelasting: de bv betaalt zelf belasting over de winst, naast je eigen aangifte inkomstenbelasting.
• Salaris als directeur-grootaandeelhouder: werk je in je eigen bv, dan moet je jezelf een zakelijk salaris betalen. Dat betekent een loonadministratie en aangiften loonheffingen.
• Rekening-courant: leent de bv geld aan jou of andersom, dan leg je dat vast en reken je een zakelijke rente.
• Aandeelhoudersbesluiten: beslissingen zoals het vaststellen van de jaarrekening of het uitkeren van dividend leg je schriftelijk vast.

De btw-aangifte blijft gewoon doorlopen, maar dan op naam van de bv.

Wanneer is de overstap verstandig?

Er is geen vast omslagpunt dat voor iedereen geldt. Het hangt af van je winst, je plannen en je persoonlijke situatie. Een paar vragen helpen om het helder te krijgen:

• Verwacht je de komende jaren een winst die ruim boven je privébehoefte uitkomt?
• Wil je winst in het bedrijf laten om te investeren?
• Loop je risico’s waarbij je je privévermogen liever buiten schot houdt?
• Denk je erover om later een compagnon of investeerder aan boord te halen?
• Speelt bedrijfsopvolging of verkoop op termijn een rol?

Beantwoord je de meeste vragen met ja, dan is een bv het onderzoeken waard. Houd er wel rekening mee dat de beperkte aansprakelijkheid niet absoluut is. Als bestuurder blijf je verantwoordelijk voor een behoorlijke bedrijfsvoering, en banken vragen bij een lening vaak alsnog een persoonlijke borgstelling.

Zo bereid je de overstap voor

De omzetting zelf loopt via de notaris. Je kunt je eenmanszaak inbrengen in de nieuwe bv, vaak met terugwerkende kracht tot het begin van het boekjaar als je dat op tijd regelt. Hoe je dat doet, heeft gevolgen voor de belasting die je betaalt over de stille reserves en goodwill in je onderneming. Daar zitten keuzes in die je niet achteraf kunt herstellen.

Laat daarom vooraf doorrekenen wat de bv je oplevert en kost. Een accountant voor het mkb kan de inkomstenbelasting van nu naast de situatie met een bv zetten, inclusief je eigen salaris, de vennootschapsbelasting en de extra kosten voor administratie en jaarrekening. Zo zie je in cijfers of het voor jou uitpakt, in plaats van op gevoel te beslissen.

De eerste maanden na de omzetting

Ook na de oprichting is er werk te doen. Open een zakelijke rekening op naam van de bv en zet contracten, abonnementen en vergunningen over. Informeer klanten en leveranciers over de nieuwe naam en het nieuwe KvK-nummer op je facturen. Richt je boekhouding zo in dat je per maand ziet hoe de bv ervoor staat, niet pas aan het eind van het jaar.

Plan daarnaast een vast moment om met je adviseur je salaris, je rekening-courant en een eventuele dividenduitkering door te nemen. Dan houd je grip op de bv en voorkom je dat de administratie een jaarlijkse inhaalslag wordt.

Tot slot

Een bv is geen doel op zich, maar een middel. Voor de ene ondernemer levert hij rust en ruimte op, voor de ander vooral extra papierwerk. Wie de overstap goed voorbereidt en de administratie vanaf dag één op orde heeft, haalt er het meeste uit.