Schoonmaak uitbesteden of in eigen beheer houden

Veel organisaties beginnen met schoonmaak in eigen beheer. Iemand doet het erbij, er wordt een kast ingericht met middelen en zolang het pand klein blijft werkt dat prima. Zodra er een tweede verdieping bijkomt of het personeelsbestand groeit, loopt die aanpak vast.

De overweging om schoonmaak uit te besteden gaat zelden alleen over geld. Het gaat over continuïteit, over wie er bijspringt bij ziekte en over wie verantwoordelijk is als het resultaat tegenvalt. Wie schoonmaakonderhoud bij een externe partij belegt, verplaatst die verantwoordelijkheid naar een organisatie die er dagelijks mee bezig is.

De verborgen kosten van zelf doen

In eigen beheer lijkt schoonmaak goedkoop, omdat de kosten verspreid zitten over verschillende posten. Het salaris staat op de loonlijst, de middelen bij de inkoop en de tijd die een leidinggevende kwijt is aan planning staat nergens. Pas als je die posten optelt, wordt de werkelijke prijs zichtbaar.

Posten die vaak buiten beeld blijven

• Werkgeverslasten, verzuim en vervanging bij ziekte
• Inkoop, opslag en beheer van middelen en materialen
• Tijd van een leidinggevende aan planning en aansturing
• Opleiding en instructie van nieuwe medewerkers
• Vervanging van apparatuur en onderhoud daarvan

Waarom continuïteit het grootste verschil maakt

Het meest genoemde argument om uit te besteden is niet de prijs maar de zekerheid. Een externe partij regelt vervanging bij ziekte en vakantie zonder dat u daar iets voor hoeft te doen. In eigen beheer valt het werk simpelweg stil, of komt het terecht bij iemand die er geen tijd voor heeft.

Daar komt bij dat kwaliteit meetbaar wordt zodra er een contract ligt. U spreekt af wat er gebeurt, met welke frequentie en hoe dat wordt gecontroleerd. Bij een interne oplossing is dat zelden vastgelegd, en dan wordt kwaliteit een kwestie van gevoel in plaats van afspraak.

Wanneer eigen beheer wel verstandig blijft

Er zijn situaties waarin zelf doen logisch is. Bij een klein pand met een beperkt aantal werkplekken wegen de vaste kosten van een contract niet op tegen de flexibiliteit van iemand die het erbij doet. Ook organisaties met sterk wisselende bezetting kiezen soms bewust voor een eigen kracht.

De omslag komt doorgaans rond het moment dat er meerdere ruimtes of verdiepingen bij komen, of zodra er gedeelde ruimtes zijn waar meerdere partijen gebruik van maken. Dan wordt coördinatie belangrijker dan beschikbaarheid.

De eerste stap bij uitbesteden

Begin met een inventarisatie van wat er nu feitelijk gebeurt. Welke ruimtes worden hoe vaak gedaan, wat blijft structureel liggen en waar komen klachten vandaan. Met dat overzicht voert u een heel ander gesprek met een leverancier dan wanneer u alleen om een prijs vraagt.

Vraag vervolgens om een voorstel waarin per ruimte staat wat er gebeurt. Voor een kantooromgeving betekent kantoorschoonmaak iets anders dan voor een werkplaats, en dat verschil hoort terug te komen in het aanbod dat u krijgt.

Wat u vraagt tijdens het eerste gesprek

Het kennismakingsgesprek zegt vaak meer dan de offerte die erop volgt. Vraag wie er straks daadwerkelijk in uw pand komt en of dat dezelfde mensen blijven. Vraag hoe vervanging bij ziekte is geregeld en binnen welke termijn. Vraag wie u belt als er iets niet klopt, en of dat een persoon is of een algemeen nummer.

Let ook op wat er niet wordt gezegd. Een partij die op elke vraag ja antwoordt en geen enkele beperking benoemt, heeft ofwel niet goed geluisterd ofwel te veel haast om de opdracht binnen te halen.

Een goede leverancier komt eerst kijken en stelt vragen voordat er een bedrag op papier staat. Dat is doorgaans het beste signaal dat u met de juiste partij praat.